DTA-Eingangsverwaltung

„Steigerung der Effizienz in der Arbeitsvorbereitung durch spezielle Software für DTA-Eingang“

Allgemeines

Die Datenvolumina im elektronischen Zahlungsverkehr bzw. beleglosen Datenträgeraustausch (DTA) wachsen ständig. Deshalb brauchen Bankrechenzentren effiziente EDV-technische Lösungen um sicherzustellen, dass die ein- und ausgehenden Zahlungsvorgänge

• vollständig

• korrekt

• termingerecht

verarbeitet werden.

Für ein Bankrechenzentrum haben wir eine Software entwickelt, die die Abwicklung des DTA-Eingangs unterstützt und eine reibungslose Verarbeitung gewährleistet.

Deren wesentliche Elemente sind

• Zentrale Auftragsdatenbank

• Zentrale Umsatzdatenbank

• Doppelverarbeitungsprüfung

• Genaue Statusinformationen

• Gezielte und individuelle Freigabe zur Primanotisierung und Buchung

• Automatisierung - soweit möglich

• Nachvollziehbarkeit durch exakte Protokollierung von Änderungen

• Abstimmung DTA-Eingänge gegen Primanoten

Zentrale Auftragsverwaltung

Das Herzstück der Auftragsverwaltung ist die zentrale Auftragsdatenbank, in der ausnahmslos jeder eingehende Auftrag, unabhängig davon, auf welchem Weg er kommt

• LZB

• Filetransfers

• intern angefallene Buchungen

zum frühest möglichen Zeitpunkt abgespeichert wird.

Unter „Auftrag“ wird hier ein Datenbestand aus A-Satz, E-Satz und einer beliebigen Anzahl von Zahlungsvorgängen (C-Sätze) im DTAUS-Format gemäß den DTA-Richtlinien der Deutschen Bundesbank verstanden.

Alle Folgeprogramme, die diese Aufträge bearbeiten, können aus dieser zentralen Auftragsdatenbank den aktuellen Bearbeitungsstand entnehmen und müssen ihre eigenen Bearbeitungsergebnisse wiederum dort hinterlegen. So ist der aktuelle Stand eines Auftrags jederzeit hinterlegt und abrufbar.

Doppelverarbeitungsprüfung

Da es immer wieder vorkommt, dass Datenbestände mehrfach ins System einlaufen, wurde eine umfangreiche Prüfung zur Doppelverarbeitung implementiert.

Diese bezieht sich auf

• Auftraggeber

• Erstellungsdatum

• Fortlaufende Dateinummer

• Empfänger

• Auftragssumme

• skalierbare Einstellungen, wie Dateigrößen etc.

Ein Auftrag, auf den die hinterlegten Kriterien zutreffen, wird zunächst mit dem Status „Verdacht auf Doppelverarbeitung“ gekennzeichnet. Die Arbeitsvorbereitung entscheidet dann von Fall zu Fall, ob tatsächlich eine doppelte Einsendung vorliegt oder ob der Auftrag trotzdem verarbeitet werden soll.

Genaue Statusinformationen

Es wurde ein Informationssystem implementiert, mit dem die Arbeitsvorbereitung Aufträge nach einer Reihe von kombinierbaren Kriterien selektieren kann:

• Interne Auftragsnummer (eindeutig über alle Aufträge)

• Auftraggeber BLZ und Konto

• Empfänger

• Datum

• Abstimmsummen

• Auftragsstatus

• Freigabestatus

Hierdurch ist jederzeit ein gezielter Zugriff auf bestimmte Datenbestände möglich. Die Anzeige erfolgt in bis zu drei Stufen mit unterschiedlicher Detailgenauigkeit

• allgemeiner Überblick

• Überblick über einzelne Aufträge/Auftragszusammenhänge

• detailgenaue Auftragsanzeige

Auftragsfreigabe

Die Freigabe von Aufträgen zur Primanotisierung bzw. Buchung erfolgt

• automatisch oder

• manuell

Wo immer es möglich ist, werden eingehende Aufträge automatisch zur Weiterverarbeitung freigegeben. Welche das sind, hängt im Wesentlichen davon ab, welche Vereinbarungen zur Prüfung und Terminierung mit den Auftraggebern, also den einsendenden Banken getroffen wurden. Die Auswahlkriterien hierfür können variabel festgesetzt und hinterlegt werden.

Wo manuell freigegeben werden muss, kann dies pro Einzelauftrag geschehen, es können aber auch Aufträge zu Paketen zusammengefasst werden, die dann gesammelt freigegeben werden.

Grundsätzlich ist es natürlich immer möglich, manuell einzugreifen und den Auftragsstatus zu verändern.

Protokollierung

Um jederzeit nachvollziehen zu können, welcher Bediener wann welche Änderung an den Statusinformationen (Freigabestatus) vorgenommen hat, wird intern ein exaktes Protokoll hierüber geführt.

Abstimmung

Nach beendeter Primanotisierung bzw. Buchung laufen Prüfprogramme, die den DTA-Eingang mit dem Endergebnis abgleichen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Eingänge korrekt und vollständig abgearbeitet wurden.

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